Een vademecum voor de openbare aanbesteding van vertaaldiensten

Vademecum voor het aanbesteden van vertaaldiensten"Het komt nog te vaak voor dat de dienst die het bestek uitschrijft, wellicht door een gebrek aan inzicht in de eigenheden van de professionele vertaalwereld, de toewijzing uitsluitend laat afhangen van de prijs, met alle gevolgen van dien." Dat zegt Rudy Tirry, voorzitter van de Belgian Quality Translation Association (BQTA).

"Voor de overheid is dat een gemiste kans. Onze sector telt talloze professionals, zowel freelancers als vertaalbureaus, maar die moeten in het aanbestedingsproces wel de kans krijgen om hun waarde naar voren te brengen," aldus Guillaume Deneufbourg, voorzitter van de Belgische Kamer van Vertalers en Tolken (BKVT).

BQTA en BKVT stelden op vrijdag 29 september in Brussel een vademecum voor met aanbevelingen voor overheidsdiensten die vertaalwerk uit te besteden hebben.

 

"Openbare aanbestedingen voor vertaaldiensten. Vademecum voor de opsteller van een bestek"

BQTA en BKVT hebben het vademecum samen geschreven. Het vademecum is volgens beide belangenverenigingen nodig, omdat de overheid in de bestekken die ze uitschrijft voor het uitbesteden van vertaaldiensten zelden specifieke verwachtingen en criteria vermeldt. De bestekken zijn vaak opgesteld op basis van een algemene dienstenovereenkomst. Om deze situatie te verbeteren hebben opstellers van bestekken voor vertaaldiensten meer inzicht in het vertaalvak en de professionele vertaalwereld nodig, zo is de redenering.


Inzicht in vertaalwerk

Het vademecum verklaart om te beginnen een aantal courante termen: vertalen, reviseren, proeflezen, opmaken enz.

Het document geeft vervolgens inzicht in het vertaalberoep: wat zijn de mogelijkheden en welke beperkingen zijn er? En waarmee kan de opsteller van een bestek rekening houden: de complexiteit, de helderheid, de techniciteit van een brontekst bijvoorbeeld. Of het doel van de tekst: waarvoor en voor wie is de vertaling bedoeld: voor specialisten, voor het brede publiek? Wat is een realistische leveringstermijn (in normale werkomstandigheden)? Is de brontekst in een bewerkbaar formaat voorhanden? Moet de vertaler ook instaan voor de opmaak? Is er technische voorbereiding nodig: vertaalgeheugen, woordenlijsten?
Allemaal mogelijkheden en beperkingen waarmee de opsteller van het bestek maar beter rekening kan houden.


Essentiële onderdelen

Vervolgens adviseert het vademecum dat het bestek de te gunnen vertaaldienst zo duidelijk mogelijk beschrijft. Uit welke essentiële onderdelen bestaat de beoogde opdracht precies? Een gedetailleerde beschrijving is essentieel om de kwaliteiten van de inschrijvers te kunnen beoordelen. Bedoeld zijn onder meer het beoogde type leverancier (natuurlijke personen, rechtspersonen, groeperingen van fysieke en/of rechtspersonen), een beschrijving van het gevraagde werk (vertaling, revisie, proeflezen, opmaak, enz.), doelpubliek, talencombinaties, eventueel te gebruiken software, vertrouwelijkheidsgraad, de verwachte verhouding tussen volume en leveringstermijn, de voorwaarden voor toepassing van een spoedtarief...


Gunningscriteria

Daarna zoomt het vademecum in op de evaluatie van de ingediende offertes en de mogelijke selectiecriteria - zowel voor (groeperingen van) zelfstandige vertalers als voor vertaalbedrijven. Over de evaluatiemethoden van de offertes is het vademecum kort en bondig: de criteria moeten duidelijk vooraf bepaald zijn: prijs, begrip van de tekst, stijl, kwaliteit van de uitvoering, beroepservaring, methodologie, projectbeheer, profiel van voorgestelde menselijke middelen, specialisatie, technische ondersteuning, enz.

"Het gewicht dat aan elk van deze gunningscriteria wordt toegewezen, hangt af van het type opdracht. Als het de bedoeling is om te selecteren op de kwaliteit van de vertalingen, is het raadzaam om de kwaliteit voor 70 % of meer te laten doorwegen in de evaluatie."

In een hoofdstuk over de prijs legt het vademecum uit hoe men in het bestek de berekeningsbasis van de prijs kan vastleggen: volgens het type opdracht (vertalen, proeflezen, reviseren, opmaken enz.), volgens de berekeningseenheid (woord, regel, bladzijde, uur, forfait enz), volgens brontaal of doeltaal enzovoort.


Beste praktijken

Verder raadt het vademecum de aanbestedende overheid ook aan om in het bestek een lijst van beschikbare referentiewerken op te nemen. Deze kunnen dienen voor vertaalgeheugens, corpora, terminologische gegevensbanken, glossaria, enz. Het bestek vermeldt ook best eventuele stijlgidsen, die dan meegeleverd moeten worden.

Ten slotte besteedt het vademecum nog aandacht aan de proefvertaling als middel om de kwaliteit van een inschrijver te beoordelen en aan boetes en schadevergoedingen bij laattijdige leveringen en kwaliteitsproblemen. "De BQTA en de BKVT bevelen aan om geschillen met betrekking tot de kwaliteit voor te leggen aan een arbitragecommissie."

"Een bestek is doeltreffend als het duidelijke antwoorden oplevert, die beantwoorden aan de behoefte die de aanbestedende overheid heeft bekendgemaakt. Daartoe dienen de eisen precies geformuleerd te worden, met een terminologie die beide partijen kennen en begrijpen. Bovendien moeten de eisen rekening houden met de beperkingen en mogelijkheden van de aangesproken beroepsbeoefenaars. Met behulp van dit vademecum kunnen opstellers zich laten inspireren door de beste praktijken van de sector om realistische eisen te stellen aan de vertaalwereld," aldus nog de auteurs van het vademecum in hun inleiding.

De redactie van dit vademecum is gevoerd door een werkgroep onder leiding van Jean-Paul Dispaux (BQTA) met Guillaume Deneufbourg (BKVT), Agnès Feltkamp (BKVT), Jacques Permentiers (BQTA) en Rudy Tirry (BQTA).

Het vademecum bespreekt overigens alleen de vertaalspecifieke aspecten van de aanbesteding. Juridische of financiële aangelegenheden komen niet aan bod. Het vademecum is beschikbaar in het Nederlands, Frans en Engels.


BQTA

De Belgian Quality Translation Association beoogt de dialoog tussen vertaalbedrijven in België te bevorderen en ijvert voor meer erkenning voor de vertaalsector in het algemeen en de toegevoegde waarde van vertaalbedrijven in het bijzonder. BQTA is de Belgische vertegenwoordiger binnen de Europese koepelorganisatie European Union of Associations of Translation Companies (EUATC).


BKVT

De Belgische Kamer van Vertalers en Tolken beoogt de professionals samen te brengen die beroepsmatig bij vertaal- of tolkwerk betrokken zijn en ijvert voor meer waardering voor de beroepen die zij vertegenwoordigt. De BKVT is lid van de International Federation of Translators (FIT/IFT).

 

Meer info: www.bqta.be

Meer info: www.vertalers.be

Meer info: http://bqta.be/documents/vademecum-public-markets-en.pdf

Meer info: http://bqta.be/documents/vademecum-public-markets-nl.pdf

Meer info: http://bqta.be/documents/vademecum-public-markets-fr.pdf

 

Aanvullende gegevens